La facture électronique, également connue sous le nom d’« e-facture », annihile l’utilisation du papier à toutes les étapes de sa création, de son envoi, de sa réception et de son intégration, du fait de sa totale dématérialisation.
Cette transition majeure dans la gestion des transactions financières simplifie considérablement l’intégration dans les systèmes comptables des professionnels ! La facture électronique permet de dire adieu au papier et donne la bienvenue à la simplicité de la digitalisation des tâches comptables.
1 – Les nombreux enjeux à venir de la facturation électronique
Présente en France depuis déjà 30 ans la facturation électronique, l’introduction de nouvelles informations obligatoires est le projet final de l’administration. Par ailleurs, les défis liés à cette transition majeure sont nombreux.
À l’heure où la responsabilité environnementale est devenue primordiale, il est crucial de réduire considérablement notre empreinte écologique en diminuant l’utilisation de papier.
De plus, notre but est d’accélérer les transactions tout en réduisant les risques d’erreurs, ce qui favorise une gestion financière plus efficace. Cette disposition simplifie également l’intégration des factures dans les systèmes comptables des entreprises.
L’autre challenge imposé par la facturation électronique obligatoire réside dans l’optimisation du processus de paiement des factures, notamment pour les petites entreprises, dont la trésorerie est souvent impactée par des problèmes de facturation.
L’une des principales raisons réside dans l’objectif clairement exprimé par l’État de garantir la collecte totale de la TVA et de détecter les comportements frauduleux grâce à cette obligation de dématérialisation. Il est important de rappeler que la fraude sociale à la TVA est estimée entre 10 et 20 milliards d’euros par an en France. Le gouvernement français cherche à prendre des mesures pour réduire ces pertes considérables.
En dernier lieu, un objectif supplémentaire, exclusivement statistique, de cette initiative est d’assurer une compréhension plus approfondie et continue des activités des entreprises par l’administration fiscale.
2 – Les bénéfices de l’émission électronique de factures
En plus de répondre aux exigences réglementaires et de se conformer à la loi, l’adoption de la facturation électronique présente de nombreux avantages. Parmi ceux-ci :
- Assurer la sécurité du processus de facturation tout en simplifiant la production des déclarations de TVA grâce au pré-remplissage.
La facturation électronique améliore la traçabilité grâce à des mécanismes automatisés qui garantissent la fiabilité et l’authenticité des factures, réduisant ainsi les risques d’erreurs humaines. L’automatisation renforce la sécurité et la fiabilité du processus, y compris en ce qui concerne le stockage des données.
- Réduction des frais liés à la gestion administrative des factures.
La transition vers la dématérialisation des factures représente un avantage financier considérable, réduisant les frais de traitement d’une facture papier de 10 à 20 euros à seulement 5 euros pour une facture électronique. Cette évolution permet d’éliminer complètement les dépenses liées au papier, à l’impression, à l’envoi postal et au stockage, ce qui génère des économies administratives substantielles, estimées entre 50% et 75% sur le coût total de traitement.
- Réduction des délais de paiement et des erreurs.
La facturation électronique accroît la productivité de 30% grâce à l’automatisation des processus, entraînant une réduction des délais de traitement de 70%, selon Gestion & Stratégies. Cela se traduit par un règlement plus rapide des fournisseurs, une résolution efficace des litiges, une optimisation des délais de paiement pouvant aller jusqu’à 12%, et libère du temps pour les collaborateurs, avec une réduction estimée à 75% du temps de traitement.
- Renforcer les relations entre les clients et les fournisseurs.
Cette transition simplifie les échanges entre clients et fournisseurs en supprimant les contraintes liées aux délais d’envoi et à la perte de documents. De plus, elle favorise la transmission des informations entre les services, optimisant une traçabilité pour suivre l’état de traitement des factures, et réduisant les litiges entre clients et fournisseurs, et optimise les délais de règlement.
3 – Comment le déployer ? Quelles solutions adopter ? Comment se préparer à cette transition ?
L’exigence de facturation électronique marque une transformation majeure pour les entreprises dans leurs processus d’achats, de ventes et de comptabilité. Les données nécessaires sont susceptibles d’être déjà disponibles, mais elles ne sont pas toujours organisées dans des flux de données et des systèmes d’information structurés. Cependant, il sera crucial de les organiser pour pouvoir émettre les factures.
L’ampleur des changements à opérer variera en fonction de la taille de l’entreprise, de son domaine d’activité, ainsi que des processus et des outils internes déjà en place. Ainsi, la dématérialisation des processus d’achat et de vente apparaît comme un défi crucial pour les directions financières dans les années à venir.
Voici les étapes à suivre pour bien appréhender cette transition :
- Réaliser une évaluation du système d’information
Il convient d’examiner attentivement tous les processus et modules concernés par les changements, ainsi que d’analyser la manière dont les factures sont actuellement traitées.
- Procéder à la purification des bases de données
Il est nécessaire de procéder à la mise à jour du fichier clients et fournisseurs, en associant chaque entité concernée à son numéro SIRET. En effet, les plateformes de dématérialisation utilisent le numéro SIRET pour identifier les entreprises impliquées dans chaque transaction. Sans cette association correcte, les factures risquent d’être bloquées.
- Assurer la conformité de ses factures
La transition vers la facturation électronique, selon la Direction Générale des Finances Publiques, implique une expansion de la liste des informations requises sur les factures émises. Lorsque l’obligation d’émettre des factures électroniques sera en vigueur, il sera essentiel que ces documents soient entièrement conformes, sous peine de blocage. Pour mettre à jour votre modèle de facture, veuillez consulter les mentions obligatoires sur : www.economie.gouv.fr/entreprises/factures-mentions-obligatoires
- Opter pour une solution de gestion numérique
Les tests de compatibilité auront lieu courant 2025. Certains choix techniques définis par l’État seront annoncés dans les prochaines semaines et mois à venir. Pendant cette période, il est important de s’assurer que votre solution de gestion est conforme aux processus suivants : E-invoicing* entrant, E-invoicing* sortant et E-reporting**. Prenez le temps de discuter avec votre fournisseur de logiciel comptable pour qu’il vous aide à appliquer ces exigences de conformité.
4 – La réglementation et le planning de déploiement
Suite à la récente date imposée par le projet de loi de Finances 2024 et à l’amendement gouvernemental du 17 octobre 2023, la mise en place progressive de la réforme sur la facturation électronique obligatoire (e-invoicing) est prévue.
D’ici septembre 2026, toutes les entreprises devront être aptes à recevoir des factures électroniques. À partir de cette date, les ETI et grandes entreprises seront tenues d’émettre des factures électroniques.
En septembre 2027, ce sera le tour des PME et TPE de se conformer à l’obligation d’émission de factures dématérialisées.
5 – Les mesures recommandées à mettre en place dès maintenant pour anticiper cette exigence légale
Le passage à la facturation électronique nécessite un accord préalable avec les clients ou les fournisseurs.
Pour mettre en place la facturation électronique, nous vous recommandons dès maintenant de :
- Identifier les clients et fournisseurs susceptibles d’adopter la dématérialisation fiscale ;
- Développer des initiatives d’accompagnement ;
- Assurer une communication transparente sur les informations et les procédures à suivre.
Ensuite, il est essentiel de choisir une plateforme d’échange certifiée et intégrée qui garantit la validation fiscale des factures. Cela inclut la consolidation des données fiscales à transmettre à la DGFIP, l’identification de la plateforme du destinataire, l’envoi de la facture après validation, ainsi que la notification de l’achèvement des opérations à chaque partie. Afin de rester conforme à la législation, il est impératif que les entreprises envisageant la transition vers la facturation électronique optent pour un logiciel sur mesure.
À cet effet, JMP SOLUTIONS se positionne comme un acteur incontournable en proposant des logiciels intégrant des fonctionnalités essentielles pour aider les entreprises à se conformer à cette future obligation légale de dématérialisation des factures.
Ces solutions logicielles permettent la génération automatique de factures électroniques et offrent également des fonctionnalités de gestion commerciale, comptable, de gestion des stocks et de trésorerie.
JMP S.|22/02/2024
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